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Der Weg zur Collaboration-Strategie

Sechs Schritte zur erfolgreichen Erarbeitung und Implementierung einer unternehmensweiten Collaboration-Strategie.

Entscheidend bei der Erarbeitung und Umsetzung einer Collaboration-Strategie ist die Kombination zwischen visionärer Konzeptarbeit und alltagsorientiertem Lernen, denn eine erfolgreiche Collaboration-Strategie hat ihre Wurzeln nicht nur in der realitätsbezogenen Kenntnis des Alltags und in den Grundlagen der Unternehmensstrategie, sondern ebenfalls in zukunftsorientierten Visionen.

Wo beginnen Sie mit der Erarbeitung einer Collaboration-Strategie? Mit der Installation der Collaboration-Technologie? Mit der Definition der Informationsarchitektur? Mit der Konfiguration der Templates für die Team-Workspaces oder der Workflows für die Dokumentenbearbeitung? Mit der Entwicklung neuer Arbeitsabläufe und Arbeitsmethoden?

Nein. Das alles sind zwar wichtige und notwendige Massnahmen zur Umsetzung einer Collaboration-Strategie – aber die Erarbeitung einer Collaboration-Strategie fängt ganz woanders an. Zuerst einmal müssen wir uns darüber klar werden, dass eine Collaboration- Strategie nie nur Selbstzweck ist.

Die Collaboration-Strategie ist Teil der Unternehmensstrategie!

Daher muss die Collaboration-Strategie ihren Anfang auch immer ausgehend von der Unternehmensstrategie nehmen. Die wichtigsten Fragen für den Start der Erarbeitung einer Collaboration-Strategie lauten also zuerst einmal:

  • Welche Bedeutung hat das Thema Collaboration für das Unternehmen?
  • Wo, in welchen Bereichen, Aufgaben, Prozessen, kann Collaboration dazu beitragen, dass die Unternehmensziele besser und schneller erreicht werden?
  • Wie muss Collaboration im Unternehmen ausgestaltet sein? Welche Technologien, welche Prozesse, welche Methoden braucht es?

Doch wie geht es weiter, nachdem dieser erste Anfang gemacht ist? Die erfolgreiche Erarbeitung und Umsetzung einer Collaboration-Strategie setzt ein integriertes Projektdesign voraus.

Visionäre Konzeptarbeit und alltagsorientiertes Lernen

Entscheidend bei der Erarbeitung und Umsetzung einer Collaboration-Strategie ist die Kombination zwischen visionärer Konzeptarbeit und alltagsorientiertem Lernen. Ein Projekt zur Erarbeitung und Umsetzung einer Collaboration-Strategie muss daher immer auf zwei parallele Stossrichtungen abgestimmt werden:

Freiraum zum Entwickeln und Verankern neuer Visionen und Konzepte

Eine erfolgreiche Collaboration-Strategie findet ihre Wurzeln nicht nur in der realitätsbezogenen Kenntnis des Alltags und in den Grundlagen der Unternehmensstrategie, sondern ebenfalls in zukunftsorientierten Visionen. Wer den Alltag mit seinen Problemen und Herausforderungen kennt und respektiert, kann Collaboration- Zukunftsvisionen entwickeln, die einladend wirken, bewältigbar sind und Vertrauen schaffen. Benchmarking kann dabei helfen, über den eigenen Alltag und die eigenen Erfahrungen hinaus zu wachsen und innovative, herausfordernde Ziele im Bereich Collaboration anzuvisieren.

Lernplattform zum Lernen und Üben der neuen Technologie

Die Collaboration-Lernplattform ermöglicht das Sammeln von Erfahrungen und die Einübung von Best Practices. Sie unterstützt die on-the-job-Befähigung und das Ausloten des Potenzials der neuen Technologie. Die Lernplattform ergänzt und konkretisiert die Strategie-Erarbeitung und die schnelle Realisierung von Verbesserungspotenzialen.

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 (mittel)
Parallele Stossrichtungen bei der Erarbeitung und Umsetzung
einer Collaboration-Strategie

Im Einzelnen hängt das passende Projektdesign immer von der konkreten Situation ab und kann nur bedingt verallgemeinert werden. Wir möchten Ihnen jedoch ein Standard-Design vorschlagen, auf das Sie bei der Planung und Gestaltung Ihres Collaboration-Projekts aufsetzen, und das Sie nach den Gegebenheiten Ihres Unternehmens individuell anpassen können.

Unser Projektdesign sieht sechs Projektphasen vor, die jeweils abwechselnd eine der beiden Stossrichtungen fokussieren, und so ein iteratives Projektvorgehen ermöglichen:

Phase 1: Collaboration-Vision als Teilbereich der Unternehmensstrategie formulieren

Phase 2: Collaboration-Labors aufsetzen, begleiten und auswerten

Phase 3: Collaboration-Strategie erarbeiten und Umsetzungskonzept ausarbeiten

Phase 4: Collaboration-Pilot implementieren, begleiten und auswerten

Phase 5: Rollout der restlichen Collaboration-Bereiche

Phase 6: Evaluation und Optimierung der Implementierung der Collaboration-Strategie zur Sicherstellung des Nutzeninkassos und des Lernzuwachses.

Die nachstehend beschriebenen 6 Projektphasen können Sie auch als Präsentation runterladen (siehe Download-Link am Ende dieses Beitrags).

Die sechs Projektphasen

Phase 1: Collaboration-Vision

Ziele

In dieser Startphase geht es darum, die Bedürfnisse und Probleme der einzelnen Abteilungen und Teams zum Thema Collaboration kennen zu lernen und die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen zu harmonisieren und zu konsolidieren. Anschliessend muss eine gemeinsame Vorstellung darüber entwickelt werden, wie ein Collaboration-Konzept der Abteilung oder dem Team dabei helfen kann, die Aufgaben besser und schneller zu erfüllen. Ebenfalls in diese frühe Phase des Projekts gehört das Ausloten der Rahmenbedingungen (Technik, finanzielle und personelle Ressourcen) für die Erarbeitung und Umsetzung einer Collaboration-Strategie.

Vorgehen

Interviews mit Schlüsselpersonen und Opinion Leaders aus dem Business und der IT, Benchmarking innerhalb und ausserhalb des Unternehmens, Fokusanalyse mit interessierten Teams und Innovation Leaders.

Ergebnisse

Als Ergebnisse dieser Phase sollten vorliegen: (1) Eine schriftlich formulierte Collaboration- Vision, als Teilbereich der Unternehmensstrategie. Die Collaboration-Vision beschreibt, wie in Zukunft im Unternehmen geführt, gearbeitet und informiert wird, und beinhaltet eine grobe Skizze von Zweck, Zielen und Umfang der Collaboration-Strategie. (2) Eine Liste mit möglichen Themen und Bereichen für die Durchführung von Labors.

Phase 2: Labors

Ziele

Labors sind in der Praxis verankerte Übungsräume. Sie dienen dazu, dass Führungskräfte und Mitarbeitende den Umgang mit den neuen Technologien und Prozessen anwendungsorientiert erlernen können, und so den Business-Nutzen der neuen Möglichkeiten möglichst risikofrei erkunden können. Die Erfahrungen aus den Labors dienen im weiteren Verlauf dazu, das Potenzial der Collaboration-Technologie für die Neugestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation zu erkennen, die Akzeptanz der neuen Collaboration-Technologien bei den Anwendern zu garantieren und den Implementierungsaufwand (technisch, organisatorisch, kulturell) besser abschätzen zu können.

Vorgehen

Ein Labor besteht aus SharePoint-Template, das zur Lösung einer bestimmten Business- Anforderung entwickelt und mit den dazu passenden Arbeitsprozessen und Arbeitsmethoden implementiert worden ist. Alle designierten Anwender werden für die Arbeit mit diesem SharePoint-Template gezielt geschult und on-the-job laufend weiter betreut, so dass die gemachten Erfahrungen reflektiert und in die Verbesserung des Templates und der Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden einfliessen können. Nach Ablauf von ca. 4-6 Monaten werden die Labors systematisch evaluiert und die gemachten Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse bei der anschliessenden Erarbeitung der Collaboration-Strategie berücksichtigt.

Ergebnisse

Labors und ihre Evaluation mögen für die einen oder anderen nur ein unnötiger Umweg oder eine Verzögerung bei der Umsetzung einer Collaboration-Strategie sein. Aber aus unserer Erfahrung sind sie ein unverzichtbarer Teilschritt bei der Implementierung einer Collaboration-Strategie, denn Labors stellen sicher, dass (1) Mitarbeitende und Führungskräfte innovative Ideen für den sinnvollen Einsatz der Collaboration-Technologie im Unternehmen generieren, (2) praxisorientiertes Wissen und Erfahrung aufgebaut werden und (3) die Strategieerarbeitung anwendungsorientiert unterlegt ist. Das trägt entscheidend zur Qualität der Collaboration-Strategie bei. Zeit und Sorgfalt, die in dieser frühen Phase der Collaboration-Strategie in die Labors investiert werden, zahlen sich später bei der Standardisierung von Templates und dem Rollout von vordefinierten Services längst wieder aus.

Phase 3: Strategie und Umsetzungskonzept

Ziele

In dieser Phase geht es darum, die Collaboration-Strategie im Detail auszuarbeiten. Die gemachten Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse aus den Labors fliessen hier ein. Neben den technischen Aspekten gehören insbesondere auch die organisatorischen Fragen (Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden) sowie ein umfassendes Befähigungs- und Organisationsentwicklungs-Konzept dazu. Alle Aspekte müssen in einem Business Case zusammengefasst werden, der nicht nur über Projektplanung und Projektorganisation, sondern generell auch über Kosten und Nutzen der Collaboration Strategie Auskunft gibt und als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung der Collaboration-Strategie dient.

Vorgehen

Arbeit in einem interdisziplinären Team (Business, IT, Personal), mit enger Einbindung bzw. Erfahrungsaustausch mit den Verantwortlichen für die Labors.

Ergebnisse

Ein ausgearbeiteter Projektvorschlag mit Arbeitspaketen, Meilensteinen, Zeitplan, Budget und Ressourcen, Risikoüberlegungen sowie Kosten/Nutzen-Abwägungen.

Phase 4 und 5: Pilot und Rollout

Ziele

In diesen beiden Phasen geht es um die schrittweise Umsetzung der genehmigten Collaboration-Strategie. Eine erste Pilot-Einführung stellt sicher, dass die Collaboration- Strategie erst einmal punktuell erprobt werden kann (technisch, organisatorisch, kulturell), bevor sie flächendeckend eingeführt wird. So können allfällige Erfahrungen und Verbesserungen am Projektvorgehen noch vor dem Rollout berücksichtigt und eingebaut werden.

Vorgehen

Hier haben wir es selbstverständlich mit der Abwicklung eines klassischen Informatikprojekts zu tun. Aber nicht nur. Wichtig ist ebenso die gleichzeitige Befähigung und Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Technologie, den neuen Arbeitsprozessen und Arbeitsmethoden sowie dem neuen Führungs- und Informationsverhalten. Mit anderen Worten: hier geht es 1:1 um die Verknüpfung von IT und betriebswirtschaftlichem Changemanagement.

Ergebnisse

Die neue Technologie ist eingeführt, neue Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden sind definiert und geschult, neue Wege der Führung und Information werden gelebt und das betriebswirtschaftliche Nutzeninkasso ist in die Wege geleitet.

Phase 6: Evaluation und Optimierung

Ziele

In der Phase Evaluation und Optimierung geht es darum, die gemachten Erfahrungen mit der Collaborations-Technologie, die angepassten Arbeitsprozesse und Arbeitsmethoden sowie das neu entwickelte Führungs- und Informationsverhalten systematisch auszuwerten und an den ursprünglichen Zielen der Collaboration-Strategie bzw. deren Beitrag zu den übergeordneten Unternehmenszielen zu beurteilen.

Vorgehen

Quantitative und qualitative Auswertung der Nutzung der neu eingeführten Collaboration- Technologien und Ausarbeitung von Empfehlungen für Bereiche, in denen die Zielerreichung noch nicht zufriedenstellend ist. Neben technischen Analyse- und Reporting-Instrumenten für das Monitoring der Collaboration-Plattform können halbstrukturierte Interviews und Online-Fragebögen für das systematische Sammeln von Anwender- Feedback eingesetzt werden.

Ergebnisse

Kennenlernen von eigenen Benchmarks, Austausch von Erfahrungen, Festigung von neuen Abläufen und Methoden. Erkenntnisse über Verbesserungspotenzial und Quick Wins. Sicherstellung des betriebswirtschaftlichen Nutzeninkassos.

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