Praxis-Tipps

Sie bearbeiten Mails, Aufgaben oder Termine in Outlook und möchten als nächstes ein Word-Dokument erstellen oder eine Excel-Tabelle anlegen? Eine wenig bekannte Tastenkombination ermöglicht das direkt aus Outlook heraus: Drücken Sie Ctrl+Shift+H und nach wenigen Augenblicken erscheint der Dialog “Neues Microsoft Office-Dokument”. Ein Doppelklick auf das entsprechende Icon genügt dann, um beispielsweise ein neues Dokument oder eine neue Arbeitsmappe in Word bzw. Excel zu erstellen.

Wenn Sie ein E-Mail mit mehreren Anhängen erhalten, müssen Sie nicht jede Datei einzeln auswählen und speichern. Über eine wenig bekannte Abkürzung können Sie alle angehängten Dateien von einem E-Mail in einem Arbeitsschritt in einem beliebigen Verzeichnis speichern:

• Wählen Sie im geöffneten E-Mail das Menü Datei-Anhänge speichern (Outlook 2003 und 2002/XP ) an. Beim Einsatz von Outlook 2007 rufen Sie in der Multifunktionsleiste Andere Aktionen-Anlagen speichern auf. In Outlook 2010 starten Sie die Funktion Nachricht-Verschieben-Aktionen. Andere Aktionen-Alle Anlagen speichern.
• Nach wenigen Augenblicken erscheint daraufhin ein Dialogfeld mit einer Liste aller angehängten Dateien. Sie können nun bei Bedarf eine oder mehrere Dateien vom Speichervorgang ausschliessen, indem Sie sie einmal anklicken und so die Markierung entfernen.
• Nachdem Sie den Dialog mit Ok bestätigt haben, wählen Sie noch das gewünschte Verzeichnis aus und speichern die Dateien mit einem weiteren Klick auf Ok.

Wenn ich eine Besprechungsanfrage erhalte, hat der Einladende manchmal eine Erinnerungszeit für den Termin gesetzt, die mir überhaupt nicht zusagt. Darum möchte ich gleich in der Besprechungsanfrage, die ich per E-Mail erhalten habe, meine eigene Erinnerungszeit einstellen. Dafür gibt es aber lieder keinen Befehl.

Mit dem nachfolgend beschriebenen Vorgehen kann ein Team, welches häufig Besprechungsanfragen austauscht, dazu beitragen, dass jeder die für ihn passende Erinnerungszeit erhält. Dazu muss jeder nur die Standarderinnerungszeit an seine Bedürfnisse anpassen.

Wenn nun von einem Team-Mitglied eine Besprechungsanfrage verschickt wird, ohne dass die Standarderinnerungszeit geändert wird, trägt Outlook den Termin bei einer Zusage automatisch mit der Erinnerungszeit ein, die der jeweilige Empfänger als eigenen Standard gewählt hat. Mit anderen Worten: Wenn die Erinnerungszeit einer Besprechungsanfrage nicht explizit geändert wird, merkt sich Outlook quasi nur, dass die Standarderinnerungszeit gelten soll.

In Outlook 2010 ändern Sie die Standarderinnerungszeit via Datei-Optionen. Danach gehen Sie zur Kategorie Kalender. Im Abschnitt Kalenderoptionen können Sie nun das Kontrollkästchen Standarderinnerungen aktivieren und im zugehörigen Dropdownfeld die gewünschte Vorlaufzeit einstellen. Die Auswahl bestätigen Sie anschließend mit Ok.

Sofern es sich nicht um regelmässige Termine, die sich in einem festen Turnus wiederholen und die Sie am besten als Terminserie anlegen, können Sie einzelne Kalendereinträge ganz einfach mit der Maus kopieren.

Dazu gehen Sie im Outlook-Kalender zu dem Tag mit dem zu kopierenden Termin. Dann zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag und drücken die Ctrl-Taste. Nun halten Sie die Taste fest, während Sie den Mauszeiger auf das nächste Datum, an dem dieser Termin stattfinden soll, ziehen (neben dem Mauszeiger erscheint dabei ein kleines Plussymbol). Es kann sich dabei um ein neues Datum in der Wochen- oder Monatsansicht des Kalenders handeln oder um ein Datum in der kleinen Kalenderübersicht, die in der rechten Fensterhälfte über dem Aufgabenblock angezeigt wird. Nachdem Sie das Datum markiert haben, lassen Sie Maustaste und Ctrl-Taste wieder los.

Outlook erzeugt an dem neuen Datum eine exakte Kopie des ursprünglichen Termins. Sie müssen allenfalls noch Beginn und Ende bearbeiten.

Standardmässig bestimmt Outlook selbst, in welchem Format E-Mails an Empfänger aus Ihrem Kontaktordner verschickt werden.

Wenn Sie für einzelne Kontakte explizit das reine Textformat einstellen wollen, müssen Sie die etwas versteckten Eigenschaften bearbeiten:

• Öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die E-Mail-Adresse, so dass Outlook eine kleine Visitenkarte des Kontaktes anzeigt.
• Am unteren Rand der Visitenkarte erscheinen verschiedene kleine Symbole. Klicken Sie in diesem Fall auf das letzte Symbol Weitere Optionen für die Interaktion mit dieser Person anzeigen und wählen Sie die Funktion Outlook-Eigenschaften an.
• Markieren Sie im Feld Internetformat den Eintrag “Als Nur-Text senden” und bestätigen Sie mit Ok.

Bei der Verwaltung Ihrer Termine in Outlook möchten Sie vermutlich regelmässig überprüfen, welche Termine in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten anliegen. Viele Anwender stellen dazu zunächst über die entsprechende Schaltfläche die Ansicht für Tag, Woche/Arbeitswoche oder Monat ein und klicken dann Termin für Termin separat an. Mit zwei kleinen Tricks können Sie den Wechsel der Ansicht und das Blättern durch die Termine erheblich beschleunigen.

Für die Auswahl der Kalenderansicht drücken Sie im Kalender einfach Alt+n, wobei n eine Zahl zwischen 1 und 0 ist (0 steht dabei für 10). Drücken Sie beispielsweise Alt+5, wenn 5 Tage dargestellt werden sollen oder Alt+0 für 10 Tage. Damit sind Sie nicht mehr auf die vorgegeben Raster Tag / Woche / Monat angewiesen, sondern können flexibel bis zu 10 Tage in Reihe als Stundenplan darstellen.

Nachdem Sie die Kalenderansicht wie gewünscht eingestellt haben, gibt es in Outlook 2010 noch eine besonders praktische Möglichkeit, durch die Termine zu blättern: Mit der Tastenkombination Ctrl+. (Ctrl und Punkt-Taste) wird automatisch der nächste folgende Termin ausgewählt und Ctrl+, (Ctrl und Komma) führt Sie rückwärts zum vorangegangenen Termin.

Bildschirme werden immer grösser, aber Platz kann man eigentlich nie genug haben. Gerade in Kalender oder Posteingang ist es häufig wünschenswert, möglichst viele Informationen gleichzeitig sehen zu können. Outlook 2010 bietet wenig bekannte Tastenkombinationen, mit deren Hilfe Sie schnell Platz schaffen, die ausgeblendeten Informationen aber auch schnell wieder aufrufen können:

• Drücken Sie Alt+F1 um den Navigationsbereich am linken Fensterrand schnell ein- oder auszublenden.
• Mit Alt+F1 und Alt+F2 können Sie für den Navigationsbereich und die Aufgabenleiste zwischen den Anzeigemodi “Normal”, “Minimiert” und “Aus” hin- und herwechseln.
• Ctrl+F1 blendet das Menüband ein und aus.

Wenn Sie in Outlook eine neue Aufgabe bzw. einen Termin anlegen und ein Datum festlegen müssen, ist in der Regel das aktuelle Datum vorgegeben. Meistens müssen Sie dann noch manuell oder über den Popup-Kalender den gewünschten Tag markieren.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Outlook Ihnen bei der Erfassung des Datums entgegen kommt und die Eingabe auch in einer umgangssprachlichen Form erlaubt. Zum Beispiel: Sie telefonieren mit einem Lieferanten und erfahren, dass die Ware “in drei Wochen” geliefert werden soll. Anstatt das entsprechende Datum im Kalender nachzuschlagen, klicken Sie einfach in das Datumsfeld und geben ein: in 3 Wochen

Sobald Sie das Feld mit Tab verlassen, setzt Outlook automatisch das korrekte Datum ein. Nach demselben Prinzip funktionieren unter anderem auch folgende Eingaben:

• morgen
• übermorgen
• nächste Woche
• in 2 Monaten
• Freitag

Unter Windows 7 können Sie oben rechts im Windows-Explorer das Suchfeld einsetzen, um nach Dateieigenschaften zu suchen. Geben Sie zum Beispiel folgendes ein, um nach Dateien zu suchen, in denen als “Autor” der Name “Judith Schütz” vermerkt ist:

Autor:”Judith Schütz”

Das funktioniert auch für Kategorien oder Kommentare – beispielsweise:

• Kategorie:Bericht
• Kommentar:”2. Mahnung”

Beachten Sie die Anführungszeichen, mit denen Sie den Suchbegriff immer dann umgeben, wenn er Leerzeichen enthält bzw. aus mehreren Wörtern zusammengesetzt ist.

Das Suchfeld steht Ihnen übrigens auch im Öffnen-Dialog von Word 2010 zur Verfügung, so dass Sie die entsprechende Suchfunktion direkt aus Word heraus nutzen können.

Falls Sie eine kleine Notiz im Posteingang oder in einem Unterordner mit projektbezogenen E-Mails festhalten wollen, können Sie eine “öffentliche Nachricht” anlegen – und zwar vollkommen unabhängig davon, ob Sie mit dem Exchange Server arbeiten oder nicht. Und so gehen Sie dazu vor:

• Wechseln Sie in den gewünschten E-Mail-Ordner – zum Beispiel in den Posteingang
• Wählen Sie in Outlook 2007, 2003 und 2002/XP das Menü Datei-Neu-Öffentliche Nachricht in diesem Ordner (bereitstellen) an. Beim Einsatz von Outlook 2010 klicken Sie auf Start-Neue Elemente-Weitere Elemente-Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen.
• Es öffnet sich ein Fenster, das so ähnlich aussieht wie ein Nachrichtenfenster. Es besitzt allerdings keine Empfängerfelder (An, Cc usw.). Geben Sie eine geeignete Betreffzeile ein und schreiben Sie Ihre Idee/Ihre Anmerkungen in den grossen Textbereich. Außerdem können Sie natürlich Dateien oder andere Elemente einfügen oder eine Kategorie zuweisen.
• Nachdem Sie die gewünschten Inhalte verfasst haben, klicken Sie je nach Outlook-Version auf die Schaltfläche Öffentliche Nachricht (Outlook 2010 und 2007), auf Bereitstellen (Outlook 2003, 2002/XP, 2000) oder auf Veröffentlichen (Outlook 98).

Die “Notiz” erscheint daraufhin wie eine normale E-Mail in der Liste des aktuellen Ordners.

E-Mails prüfen, Termine eintragen, Aufgaben kontrollieren, Adressen eingeben – Outlook ist für viele Anwender die wichtigste Informationszentrale bei der täglichen Arbeit. So springen wechseln Sie immer wieder per Mausklick beispielsweise vom Posteingang in den Kalender, dann in die Kontakte usw. Schneller und effektiver ist meistens der Einsatz der entsprechenden Tastatur-Shortcuts, die allerdings nur wenigen Anwendern bekannt sind:

• Ctrl+1: Wechsel in den Posteingang bzw. den zuletzt bearbeiteten Mail-Ordner
• Ctrl+2: Wechsel in den Kalender
• Ctrl+3: Wechsel in die Kontakte
• Ctrl+4: Wechsel in die Aufgaben
• Ctrl+5: Wechsel in die Notizen
• Ctrl+6: Wechsel in die Ordnerliste
• Ctrl+7: Wechsel in die Verknüpfungen
• Ctrl+8: Wechsel in das Journal

Welche Termine stehen heute eigentlich auf dem Programm? Und was ist heute und in den nächsten Tagen zu erledigen? Ihr Outlook-Kalender und der Aufgabenordner werden Ihnen schnell Antworten auf diese Fragen liefern. Aber ist es wirklich nötig, immer erst in die entsprechenden Ordner zu wechseln? – Seit Outlook 2007 nicht mehr: Jetzt liefert die “Aufgabenleiste” sofort die Informationen, die Sie für eine schnelle Zeitplanung benötigen. Und richtig praktisch wird die Aufgabenleiste, wenn Sie sie optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dieser Tipp gibt einen Überblick. (more…)

Wissen Sie eigentlich spontan, auf welches Datum der nächste Montag in zwei Wochen fällt? Wenn nicht, werden Sie ein wenig mit dem Datumsnavigator suchen müssen, bevor Sie für diesen Tag einen neuen Termin in Ihren Outlook-Kalender eintragen können. Dabei geht es viel einfacher: Lassen Sie doch Outlook nach dem passenden Datum suchen! Sie müssen nur den Text “Montag in zwei Wochen” in ein Datumsfeld des Terminformulars eingeben und schon trägt Outlook das passende Datum ein. Die “umgangssprachliche Datumseingabe” kann sogar noch mehr – lassen Sie sich überraschen. (more…)