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SharePoint ohne Competence Center ist wie ein Porsche ohne Motor

03.04.2013

Ein Gespräch mit Herrn Peter Sturm, stellvertretender Gesamtprojektleiter im Projekt „BA Intranet“ der Bundesagentur für Arbeit, über SharePoint, gemachte Erfahrungen und die Bedeutung eines SharePoint Competence Centers für die Sicherung des nachhaltigen Businessnutzens von SharePoint.

OSN: Herr Sturm, Sie sind stellvertretender Gesamtprojektleiter des Intranet-Projekts der Bundesagentur für Arbeit. Was ist das Ziel und der Umfang dieses Projekts?

Herr Sturm: Das neue Intranet der BA wird den Nutzerkomfort und den Zugang zu den Informationen für die rund 150’000 Anwender und Anwenderinnen verbessern. Kernpunkte sind dabei der Aufbau einer zielgruppen- und rollengerechten Startseite und eine verbesserte Suchfunktion. Die Projektlaufzeit beträgt zwei Jahre.

OSN: Ihre Erfahrungen in diesem SharePoint-Projekt veranlassten Sie , einen SharePoint Roundtable ins Leben zu rufen, um den Informationsaustausch mit anderen Unternehmen zu fördern. Was konkret waren Ihre Beweggründe dafür?

Herr Sturm: Wir haben im eigenen Unternehmen gesehen, wie anspruchsvoll ein SharePoint-Projekt ist. Es fordert uns nicht nur IT-mässig, sondern auch was das Change Management und die kulturelle Veränderung der Organisation angeht (vgl. auch den Blogbeitrag zum Thema “Kultureller Wandel in SharePoint-Projekten”). Rückblickend haben wir in unserem SharePoint-Projekt vielleicht die eine oder andere latente Schwierigkeit zu spät erkannt oder zu wenig proaktiv angepackt. Auch wollten wir uns nicht nur auf die Meinung und Empfehlungen des Herstellers abstützen, sondern ebenfalls von den Erfahrungen anderer Grossunternehmen lernen. Das alles hat zur Idee eines SharePoint Informationsaustauschs geführt.

Wie genau funktioniert dieser SharePoint Roundtable?

Der SharePoint Roundtable ist ein Dialogforum von und für Grossunternehmen, die SharePoint im Einsatz haben und für die SharePoint eine zentrale Technologie ist. Neben der Bundesagentur für Arbeit gehören auch UniCredit, RWE, Commerzbank, Bayer, Dataport und die Freie Stadt Hamburg diesem Forum an. Am SharePoint Roundtable pflegen wir einen offenen Erfahrungsaustausch zu allen wichtigen SharePoint-Themen, insbesondere zu den Problemen, die sich in der Praxis ergeben. Ausserdem tauschen wir uns darüber aus, welche tauglichen Lösungen wir jeweils gefunden haben – z.B. Fragen betreffend der Architektur, der Governance und dem laufenden Betrieb der SharePoint-Plattform. Aber es stehen nicht nur technische Themen im Fokus. Es geht auch um die Zusammenarbeit mit dem Business, um das Anforderungsmanagement, kulturelle und organisatorische Rahmenbedingungen oder um die Befähigung und den Support der Anwender.

Der SharePoint Roundtable fand nun schon zum dritten Mal statt. Was sind die wichtigsten Erkenntnisse, die Sie persönlich bisher daraus gezogen haben?

Eine der wichtigsten Schlussfolgerungen ist, dass wir eine weitblickende Planung für den Einsatz von SharePoint brauchen. Es genügt nicht, einfach nur die Technologie zur Verfügung zu stellen. Wir müssen zusammen mit dem Business eine Vision und eine Roadmap zur Nutzung von SharePoint erarbeiten und diese dann in einzelnen Umsetzungsprojekten Schritt für Schritt konsequent realisieren. Der Businessnutzen von SharePoint realisiert sich nicht innerhalb weniger Monate, das ist ein länger dauernder, kontinuierlicher Veränderungs- und Lernprozess. Die erfolgreiche, nachhaltige Einführung von SharePoint braucht also Zeit. Es gibt zwei wesentliche Faktoren, um diesen längerfristigen Erfolg von SharePoint sicherzustellen: Das eine ist eine stabile, leistungsfähige und ausbaufähige SharePoint-Infrastruktur, und das andere ist ein professionelles SharePoint Competence Center (vgl. auch den Blogbeitrag zum Thema “Governance und Wandel: Diese SharePoint-Themen beschäftigen die IT-Abteilungen”).

Dass es eine verlässliche SharePoint-Plattform braucht, ist nachvollziehbar. Aber wieso ist ein SharePoint Competence Center ebenso wichtig?

Es braucht eine Stelle, die verantwortlich dafür ist, dass die Business-Anforderungen rund um SharePoint im Unternehmen in ein abgestimmtes und koordiniertes Gesamtvorgehen integriert werden. Dafür braucht es nicht nur SharePoint-Know-how, sondern ebenso gute Kenntnisse über das Geschäftsmodell und die Führungs- und Zusammenarbeitskultur des Unternehmens. Qualifiziertes SharePoint-Know-how kann durch externe Berater eingebracht werden, nicht aber das notwendige interne Wissen. Das SharePoint Competence Center ist also eine wichtige Anlaufstelle für die externen Berater in jedem SharePoint-Projekt, aber auch für die einzelnen Projektleiter. Mit dem SharePoint Competence Center haben wir diesen Ansprechpartner zur Klärung aller SharePoint-spezifischen Fragen und Wünsche.

Was gehört zu den Hauptaufgaben eines SharePoint Competence Centers?

Kurz gesagt: alle Aufgaben, die sich im Laufe eines Lebenszyklus rund um SharePoint stellen, wie z.B.:

  • die Erarbeitung einer SharePoint-Gesamtstrategie und einer Umsetzungs-Roadmap,
  • das Engineering der physischen und logischen SharePoint-Architektur,
  • die Festlegung von Informationsarchitektur und Information Lifecycle,
  • die Festlegung von technischen Standards und Content-Richtlinien sowie die Überwachung und Weiterentwicklung dieser Standards und Richtlinien,
  • die Sicherstellung von Anforderungen hinsichtlich Compliance, Datensicherheit und Datenschutz,
  • der Betrieb und Unterhalt der SharePoint-Serverfarm und die Release-Planung von SharePoint selbst und
  • die Unterstützung der Content Owner und der Anwender in allen Fragen rund um SharePoint.

Für all diese Aufgaben ist das Competence Center selbstverständlich nicht alleine zuständig, sondern immer in Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen relevanten Fachstellen, z.B. dem Chief Technical Officer (CTO), dem Chief Security Officer (CSO), dem Systembetrieb, externen Beratern/Entwicklern, Solution Ownern und Content Ownern aus dem Business, interner Kommunikationsstelle sowie der Unternehmens- und Personalentwicklung.

Könnten diese Aufgaben nicht auch von bereits bestehenden IT-Abteilungen übernommen werden? Wieso braucht es dafür eine eigene Organisationseinheit?

SharePoint braucht Spezialwissen, und alle genannten Aufgaben müssen aus einer Hand geplant, koordiniert und überwacht werden. Das alles lässt sich nur mittels einer zentral verantwortlichen Stelle erreichen. SharePoint ohne Competence Center ist wie ein Porsche ohne Motor!

Haben alle Unternehmen, die am SharePoint Roundtable teilnehmen, ein solches Competence Center institutionalisiert?

Nicht alle, aber die meisten. Da es noch keine formellen, generell anerkannten Standards gibt für die Organisation eines SharePoint Competence Centers, sehen die einzelnen Competence Center unterschiedlich aus. In jedem Fall sind die Competence Center aber zuständig für die Themenfelder Betrieb, Weiterentwicklung und Betreuung.

Was ist Ihre Empfehlung? Wie sollte ein SharePoint Competence Center organisiert sein?

Alle übergreifenden SharePoint-Aufgaben und -Verantwortungen sollten zentral im Competence Center zusammengefasst sein. Das Competence Center sollte organisatorisch in der IT verankert sein. Hinsichtlich der Ressourcen muss ein Competence Center über folgende Skills verfügen: Architekten, Lösungsberater und Coaches, Entwickler und Administratoren.

Wie sollte ein Competence Center seine unterschiedlichen Aufgaben anpacken? Wie arbeitet ein Competence Center am besten?

Es macht Sinn, zwischen Betrieb und Unterhalt einerseits, und Ausbau und Weiterentwicklung andererseits zu unterscheiden. Ersteres ist eine wiederkehrende Tagesaufgabe, und daher sollte das Competence Center wie eine IT-Serviceorganisation aufgebaut sein und funktionieren. Ich verweise hier z.B. auf ITIL. Letzteres ist eher eine Projektaufgabe und daher tendenziell jedes Mal neu und einmalig. Für die Bewältigung dieser Aufgaben braucht es eine kompetente Projektorganisation. Das Competence Center arbeitet also parallel nach den Prinzipen des Service-Managements und des Projekt-Managements, wobei dem Übergang von Projekt zu Tagesgeschäft (Transition) besondere Beachtung zu schenken ist.

Hat die Bundesagentur für Arbeit ein SharePoint Competence Center?

Noch nicht – wir arbeiten aber gerade am Blueprint für unser zukünftiges SharePoint Competence Center.

Was werden die nächsten Themen sein, die am SharePoint Roundtable behandelt werden?

Wir werden uns mit SharePoint 2013 auseinandersetzen und untereinander darüber austauschen, wie die unterschiedlichen Strategien im Umgang mit den neuen Social Computing-Funktionalitäten aussehen. Denn hier eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten und Fragestellungen für das Unternehmen. Diese müssen eingehend geprüft und konzeptionell geplant werden. Diese Herausforderung ist ein Grund mehr für ein SharePoint Competence Center!

Leider nehmen Sie ja an Ihrem SharePoint Roundtable keine weiteren Unternehmen mehr auf. Sie wollen den Teilnehmerkreis bewusst überschaubar halten, damit ein offener Austausch möglich bleibt. Was würden Sie jemandem empfehlen, der einen eigenen SharePoint Roundtable aufbauen möchte?

Da ein Erfahrungsaustausch von der Diskussion lebt, sollten im Vorfeld Gespräche mit den möglichen Teilnehmerunternehmen geführt werden. Ziel dieser Gespräche ist die Klärung des Zwecks und die Abstimmung der gegenseitigen Erwartungen an einen solchen Erfahrungsaustausch. Darüber hinaus sollte klar kommuniziert werden, dass eine gewisse Unternehmenstransparenz und Offenheit unabdingbar sind, damit alle teilnehmenden Unternehmen im gleichen Masse partizipieren und profitieren können. Des Weiteren sollte aus meiner Sicht auch der Hersteller Microsoft an dem Erfahrungsaustausch teilnehmen, denn nur so können gemachte Erfahrungen und offene Anforderungen direkt an ihn zurückfliessen. Wir SharePoint-Anwender nehmen somit hoffentlich Einfluss auf die zukünftige Entwicklung von SharePoint.

Herr Sturm, besten Dank für das Gespräch und den interessanten Einblick in Ihre Erfahrungen.

XING-Profil von Herrn Peter Sturm.

Mit Herrn Peter Sturm sprach Dr. Judith Schütz.