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Ab und zu ist es schwierig zu erläutern, dass die reine Schulung von Funktionalitäten nur eine Voraussetzung ist. Zu glauben, dass dadurch die Anwender in der Lage sind, die Möglichkeiten von SharePoint, Lync und Office derart zu nutzen, dass dadurch die Zusammenarbeit zeitversetzt und über Distanz wirksamer ist, ist ein Trugschluss. Ich habe den Eindruck, dass die nachfolgend beschriebene Analogie aus dem Sport zumindest bei den im heutigen Projekt-Meeting Anwesenden einen Denkprozess in Ganz gesetzt hat.

In der besprochenen Projekt-Unterlage sind die Aspekte “Awareness schaffen” und “befähigen” gut abgedeckt. “Befähigen” zielt aber nur auf Einzelpersonen. Und genau hier ist das Problem. Die Nutzung der Collaboration-Funktionalitäten bedingt, dass eben nicht nur die Einzelpersonen geschult werden (z.B. die Anwender mit eLearning und die Site Owner mit der Site Owner-Schulung), sondern dass zusätzlich Teams und Gruppen von Personen, welche regelmässig zusammen arbeiten, dabei unterstützt werden, dass diese Regeln, Rollen und Arbeitsweisen festlegen, verbindlich vereinbaren und auch anwenden.

An sich ist dies vergleichbar mit “Teamentwicklung” für die face-to-face Zusammenarbeit. Hier wird ja auch nicht die einzelne Person geschult, sondern Teamentwicklung geschieht immer im Team. Eigentlich wie im Sport. Der einzelne Fussballspieler muss die Technik beherrschen (dies ist eine Frage von Talent und “Einzelschulung”). Eine Mannschaft funktioniert deswegen aber noch nicht als Mannschaft. Sie muss als Mannschaft Spielzüge einüben und Standardsituationen trainieren – und sie muss in der Lage sein, diese im Ernstfall (d.h. im Spiel) kontextbezogen (d.h. je nach Gegner und Situation) abrufen und anwenden können. Dies bedingt ein Training als Mannschaft.

Wenn wir diese Analogie aus dem Fussball nehmen, so sehen wir, was fehlt. Es reicht eben nicht, dass man weiss und gesehen hat, was die Technologie kann. Die Einzelnen müssen willens (den Aspekt wollen wir an der Stelle nicht vertiefen) und in der Lage sein (können), mit den Tools umzugehen und sie müssen dies auch dürfen (an dieser Stelle spielen die Führungskräfte eine wichtige Rolle). Das kann vermittelt werden – sei es durch Beschreibungen, Videos, eLearning. Was aber – wie im Fussball – nicht automatisch stattfindet, ist die Anwendung des Ganzen im Miteinander.

So wie eine Fussballmannschaft als Team (und eben nicht als Summe von talentierten Einzelkämpfern) agieren muss, damit sie erfolgreich ist, so muss dies auch ein Team im Unternehmen. Man muss als Team vereinbaren, wie etwas gemacht werden soll und wer dazu welchen Beitrag liefert. Kurz es geht um die explizite Vereinbarung von Regeln, Rollen und Arbeitsweisen und um deren Anwendung. Nur muss uns dabei aber bewusst sein, dass die diesbezügliche Ausgestaltung von Team zu Team unterschiedlich sein kann und auch sein wird. Es ist etwas, was dem Team nicht von aussen aufgezwungen werden kann.

Normalerweise braucht aber ein Team von aussen eine Unterstützung (Prozessbegleitung). Dies ist aufwändig, braucht Zeit, Kraft und v.a. Erfahrung. Und zwar im vorliegenden Fall Erfahrung bezüglich Ausgestaltung von sozialen Prozessen der Zusammenarbeit (das Miteinander reflektieren, klären und vereinbaren), das Wissen über die Werkzeuge sowie über deren Anwendung. Wir sprechen daher bei OSN von der Toolkompetenz, Methodenkompetenz und der sozialen Kompetenz.

An sich gibt es auch dazu wieder eine Analogie aus dem Sport. Wenn wir nur den Aspekt des Miteinanders (d.h. als Team agieren) anschauen, so wird es zwischen einer Fussball-, Handball und einer Rugbymannschaft keine Unterschiede geben. Die sozialen Prozesse des Miteinanders sind vergleichbar; denn es geht ja um Menschen. Den kulturellen Aspekt lassen wir da mal weg. Vermutlich werden die sozialen Prozesse des Miteinanders in einer japanischen Mannschaft nicht identisch sein mit denen in einer amerikanischen Mannschaft.

Ein erfolgreicher Trainer versteht sehr viel von diesen sozialen Prozessen. Trotzdem wird es kaum je so sein, dass ein erfolgreicher Fussballtrainer auch ein erfolgreicher Rugbytrainer sein wird. Beides ist zwar ein Ballspiel und die Regeln kann man lernen. Trotzdem unterscheiden sich Fussball und Rugby fundamental in den Spielzügen und in der Taktik. Übertragen auf das Geschäftsleben heisst das, dass jemand, der erfolgreich Teamentwicklung bei einer sozialen Institution und vielleicht auch im kirchlichen Umfeld macht, wird sich schwer tun mit Teamentwicklung in einem Unternehmen. In beiden Fällen geht es zwar um Menschen. Der Kontext ist aber unterschiedlich.

Bezogen auf unser Projekt heisst dies, dass das Augenmerk stärker auf das Miteinander gelegt werden muss. Awareness und Befähigung der Einzelnen (via eLearning und Site Owner-Schulung) werden keinen Impact auf die Art und Weise der Zusammenarbeit haben. Diese wird sich nicht verändern, die Anwender werden immer noch Management by E-Mail betreiben (und eben nicht eCollaboration), der Einzelne wird zwar die neuen Funktionalitäten schätzen und vermutlich wird er auch SharePoint für die Ablage von Dateien nutzen (die Vorteile gegenüber dem Fileshare werden aber schwer zu vermitteln sein).

Ohne ganz konkrete Arbeit mit realen Teams wird sich die Art und Weise der Zusammenarbeit nicht verändern. Es wird trotz der neuen Technologie so gearbeitet wie bis anhin. Das Potenzial der Technologie im Bereich Collaboration (alle anderen Aspekte wofür SharePoint eingesetzt werden kann, lasse ich an dieser Stelle aussen vor) wird damit aber nicht ausgeschöpft. Schade eigentlich.

IT kann dies nicht leisten. IT muss aber den Kontakt zu den Personen / Abteilungen im Unternehmen suchen, welche sich mit Teamentwicklung, Prozessbegleitung, Moderation, Organisationsentwicklung etc. befassen. Diese müssen befähigt werden – denn nur so wird es gelingen, dass moderner Fussball gespielt wird und nicht mehr der Fussball von vor 50 Jahren. Ich bin überzeugt, dass die erfolgreichste Fussballmannschaft von vor 50 Jahren heute keine Chance hätte gegen die erfolgreichste Fussballmannschaft von heute. Obwohl es in beiden Mannschaften herausragende Spieler gibt, so wird die heute gepflegte Art und Weise des Fussballspielens gewinnen.

Dies ist der eigentliche Change der bewirkt werden muss. Dafür braucht es aber Zeit und v.a. die Bereitschaft diesen Weg zu gehen. Im vorliegenden Fall sollte damit innerhalb von IT begonnen werden. Aus meiner Sicht nimmt dabei das Team X eine entscheidende Rolle ein. Denn dieses Team ist dazu legitimiert Prozesse innerhalb von IT zu begleiten und IT dabei zu unterstützen die Art und Weise der Zusammenarbeit zu verbessern. Über diese Schiene muss es gelingen eine Veränderung innerhalb von IT hinzubekommen.

Das Neue muss für die ITler konkret erlebbar gemacht werden. Denn nur so wird es gelingen, dass die IT ihre “Kunden” davon überzeugen können. So wie es bei IT das Team X gibt, so wird es im Business ähnliche Teams geben. Diese Teams müssen befähigt werden, dass diese ihre “Kunden” entsprechend unterstützen können. Denn diese Teams sind dafür legitimiert. IT wird dafür niemals legitimiert sein. Daher soll sich IT auch nur auf Awareness und auf die Bereitstellung von Tools wie das eLearning oder die Site Owner-Schulung fokussieren. Wie die obigen Ausführungen gezeigt haben, reicht dies aber für den Quantensprung im Bereich Collaboration nicht aus.

Und genau an dieser Stelle haben wir das grösste Potenzial in Unternehmen. Es geht darum die Produktivität der Information Worker zu verbessern – und zwar nicht nur als Person durch bessere Tools, sondern v.a. im Miteinander.