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Wenn ich eine Besprechungsanfrage erhalte, hat der Einladende manchmal eine Erinnerungszeit für den Termin gesetzt, die mir überhaupt nicht zusagt. Darum möchte ich gleich in der Besprechungsanfrage, die ich per E-Mail erhalten habe, meine eigene Erinnerungszeit einstellen. Dafür gibt es aber lieder keinen Befehl.

Mit dem nachfolgend beschriebenen Vorgehen kann ein Team, welches häufig Besprechungsanfragen austauscht, dazu beitragen, dass jeder die für ihn passende Erinnerungszeit erhält. Dazu muss jeder nur die Standarderinnerungszeit an seine Bedürfnisse anpassen.

Wenn nun von einem Team-Mitglied eine Besprechungsanfrage verschickt wird, ohne dass die Standarderinnerungszeit geändert wird, trägt Outlook den Termin bei einer Zusage automatisch mit der Erinnerungszeit ein, die der jeweilige Empfänger als eigenen Standard gewählt hat. Mit anderen Worten: Wenn die Erinnerungszeit einer Besprechungsanfrage nicht explizit geändert wird, merkt sich Outlook quasi nur, dass die Standarderinnerungszeit gelten soll.

In Outlook 2010 ändern Sie die Standarderinnerungszeit via Datei-Optionen. Danach gehen Sie zur Kategorie Kalender. Im Abschnitt Kalenderoptionen können Sie nun das Kontrollkästchen Standarderinnerungen aktivieren und im zugehörigen Dropdownfeld die gewünschte Vorlaufzeit einstellen. Die Auswahl bestätigen Sie anschließend mit Ok.