Wir haben heute im Projektteam darüber diskutiert, wann eine Datei auf SharePoint respektive auf einem File Share abgespeichert werden sollte. Eine Datei sollte auf SharePoint abgespeichert werden, wenn
- die Datei für alle oder für einen ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden in der Organisation verfügbar sein soll
- mehrere Personen an / mit dieser Datei arbeiten
- Erarbeitungs-Versionen aufbewart werden sollen
- zusätzlich zur Datei Metadaten wichtig sind
- sie über einen Approval-Prozess freigegeben werden muss
Grosse Dateien wie z.B. Marketing-Videos gehören nicht auf SharePoint. SharePoint ist ideal um die Prozesse der Zusammenarbeit zu unterstützen.
Aus unserer Sicht muss es sehr gute Gründe geben um unklassifizierte Dateien (d.h. Dateien, für die es keine sinnvollen Metadaten gibt) von einem File Share auf SharePoint zu kopieren, denn SharePoint ist kein Ersatz für einen File Share, sondern eine Ergänzung.
