Welche Termine stehen heute eigentlich auf dem Programm? Und was ist heute und in den nächsten Tagen zu erledigen? Ihr Outlook-Kalender und der Aufgabenordner werden Ihnen schnell Antworten auf diese Fragen liefern. Aber ist es wirklich nötig, immer erst in die entsprechenden Ordner zu wechseln? – Seit Outlook 2007 nicht mehr: Jetzt liefert die “Aufgabenleiste” sofort die Informationen, die Sie für eine schnelle Zeitplanung benötigen. Und richtig praktisch wird die Aufgabenleiste, wenn Sie sie optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dieser Tipp gibt einen Überblick.
Was ist die Aufgabenleiste überhaupt? Standardmäßig wird sie als grauer Balken am rechten Rand des Outlook-Fensters angezeigt. Das ist natürlich nur die minimierte Anzeigeform der Aufgabenleiste. Wenn Sie am oberen Rand der Leiste auf das Pfeilsymbol klicken, klappt der vollständige Inhalt auf – mit einem Kalender des aktuellen Monats, einer Übersicht der nächsten Termine und einer Liste der anstehenden Aufgaben. So haben Sie alles Wissenswerte sofort im Blick.
Der besondere Vorteil ist, dass die Aufgabenleiste in allen Outlook-Ordnern verfügbar ist. So können Sie beispielsweise auch beim Lesen von E-Mails Ihre nächsten Termine und Aufgaben einsehen. Falls die erweiterte Aufgabenleiste dabei zu viel Platz auf dem Bildschirm einnimmt, können Sie jederzeit wieder minimieren, indem Sie am oberen Rand auf das Pfeilsymbol klicken (der Pfeil zeigt nun nach rechts).
Erscheint auf Ihrem Bildschirm gar keine Aufgabenleiste – weder minimiert noch erweitert? Dann ist die Ansicht komplett ausgeschaltet. Um die Leiste einzublenden, wählen Sie im Menüband von Outlook 2010 Ansicht-Layout-Aufgabenleiste und dann entweder Normal oder Minimiert an. In Outlook 2007 rufen Sie Ansicht-Aufgabenleiste und danach Normal oder Minimiert auf. Bei Bedarf lässt sich auch die Breite der Aufgabenleiste anpassen. Dazu müssen Sie nur den linken Rand mit der Maus nach rechts oder links ziehen.
Die generellen Ansichtsoptionen der Aufgabenleiste sind recht überschaubar. Öffnen Sie – wie im letzten Absatz beschrieben – das Untermenü Aufgabenleiste und wählen Sie darin den Befehl Optionen an. Über Kontrollkästchen steuern Sie, welche der drei Hauptelemente angezeigt werden sollen: Datumsnavigator, Termine und/oder Aufgabenliste.
Unterschiede zwischen Outlook 2010 und 2007 gibt es bei den Terminoptionen. Während Sie in Outlook 2007 festlegen können, wie viele Termine angezeigt werden sollen, bietet Outlook 2010 die Kontrollkästchen Ganztägige Ereignisse anzeigen und Details privater Elemente anzeigen. Outlook 2010 beseitigt so ein Manko der Vorgängerversion, die keine ganztägigen Ereignisse wie Geburtstage anzeigen konnte.
Outlook 2010 braucht auch keine Option für die Anzahl der Termine. Hier können Sie die Größe der unten stehenden Aufgabenliste mit der Maus verändern, indem Sie den Balken über der Aufgabenliste nach oben oder unten ziehen. Je größer Sie die Aufgabenliste machen, desto weniger Termine zeigt Outlook an – und umgekehrt.
Darüber hinaus gibt es diverse Anpassungsmöglichkeiten der Aufgabenliste. Standardmäßig zeigt sie die “Vorgangsliste” an, die Sie aus dem Aufgabenbereich von Outlook kennen. Geordnet sind die Elemente nach ihrem Fälligkeitsdatum, wobei die Inhalte in Gruppen wie “Heute”, “Nächste Woche” oder “Nächsten Monat” zusammengefasst werden. Sie können aber auch andere Sortierungen wählen. Klicken Sie dazu auf die Kopfzeile der Aufgabenliste mit dem Text “Anordnen nach” bzw. “Angeordnet nach”. Per Kontextmenü lassen sich nun andere Sortierkriterien – von Datum bis Wichtigkeit – auswählen.
Wenn Ihnen die Standardoptionen nicht genügen, wählen Sie in dem genannten Kontextmenü den Befehl Ansichtseinstellungen (Outlook 2010) respektive Benutzerdefiniert (Outlook 2007) an. Im danach angezeigten Dialogfenster können Sie eigene Sortier- und Gruppierungskriterien sowie verschiedene andere Ansichtseinstellungen festlegen. Besonders praktisch ist, dass Sie die Aufgaben in der Aufgabenleiste auf diese Weise auch filtern können.
Wenn es Sie zum Beispiel stört, dass die Aufgabenliste nicht nur Aufgaben enthält, sondern auch alle Elemente, die Sie mit einer Nachverfolgungsoption gekennzeichnet haben, können Sie die Anzeige mit einem Filter auf “echte” Aufgaben reduzieren:
- Klicken Sie auf die Kopfzeile der Aufgabenliste.
- Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Ansichtseinstellungen bzw. Benutzerdefiniert an.
- Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster auf die Schaltfläche Filtern.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.
- Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Feld und im aufklappenden Menü wählen Sie Alle Bereitstellungsfelder-Nachrichtenklasse an.
- Geben Sie im Feld Wert den Text “Task” ein.
- Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen.
- Schließen Sie die geöffneten Dialogfenster jeweils mit Ok.
Bei alledem ist die Aufgabenleiste aber nicht nur zum Ansehen Ihrer Termine und Aufgaben gedacht. Per Doppelklick können Sie jedes Element direkt öffnen und bearbeiten. Oder wenn Sie ein Element mit der rechten Maustaste anklicken, steht Ihnen ein Kontextmenü mit weiteren Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Sie werden schnell merken, dass die Aufgabenleiste eine unschätzbare Hilfe bei der täglichen Arbeit ist.
