Wissen Sie eigentlich spontan, auf welches Datum der nächste Montag in zwei Wochen fällt? Wenn nicht, werden Sie ein wenig mit dem Datumsnavigator suchen müssen, bevor Sie für diesen Tag einen neuen Termin in Ihren Outlook-Kalender eintragen können. Dabei geht es viel einfacher: Lassen Sie doch Outlook nach dem passenden Datum suchen! Sie müssen nur den Text “Montag in zwei Wochen” in ein Datumsfeld des Terminformulars eingeben und schon trägt Outlook das passende Datum ein. Die “umgangssprachliche Datumseingabe” kann sogar noch mehr – lassen Sie sich überraschen.
Im Termin- oder Aufgabenformular werden Sie Beginn und Ende bzw. Fälligkeit wahrscheinlich mit Hilfe des kleinen Kalenders auswählen, der beim Anklicken des Dropdownpfeils eingeblendet wird. Sofern Sie das genaue Datum kennen, ist das recht komfortabel. Aber was ist, wenn Sie stattdessen eine Frist festsetzen wollen – beispielsweise “heute in drei Wochen”? Da können Sie natürlich die Wochen im Kalender abzählen. Doch das ist nicht nur fehleranfällig, im Falle von Outlook ist das sogar überflüssig. Denn Outlook versteht Sie, wenn Sie einen Begriff wie “heute in drei Wochen” in das Datumsfeld eingeben.
Probieren Sie es ruhig einmal aus: Legen Sie einen neuen Outlook-Termin an und geben Sie “heute” in das Feld Beginnt (um) ein. Zur Bestätigung drücken Sie Return. Sie werden feststellen, dass Outlook Ihre Eingabe automatisch durch das aktuelle Datum ersetzt. – Ebenso gut können Sie folgende umgangssprachliche Begriffe verwenden:
- morgen
- übermorgen
- gestern
- vorgestern
Akzeptiert werden auch die Wochentage “Montag”, “Dienstag”, “Mittwoch” usw. Outlook trägt dann immer den nächsten übereinstimmenden Termin ein. In diesem Fall ist jedoch Vorsicht geboten, denn der nächste Termin richtet sich bei den Wochentagen nach dem Datum, das derzeit im Datumsfeld des Terminformulars angezeigt wird.
Wenn zum Beispiel “Fr 01.10.2010″ im Datumsfeld steht und Sie das Datum mit “Montag” überschreiben, setzt Outlook den Termin auf “Mo 04.10.2010″. Wenn der Termin aber nicht auf den Montag nach dem 1.10.2010 gelegt werden soll, sondern auf den nächsten Montag in Relation zum heutigen Datum, müssen Sie erst “heute” in das Datumsfeld eingeben und das daraufhin eingefügte Datum noch einmal mit “Montag” überschreiben.
Die umgangssprachliche Datumseingabe hat noch andere Vorteile – zum Beispiel die eingangs angesprochene Möglichkeit, Fristen oder relative Termine einzutragen. Outlook wandelt Begriffe wie die folgenden automatisch in entsprechende Datumswerte um:
- in 3 Tagen
- in 6 Wochen
- in 1 Monat
- nächsten Donnerstag
Wie Sie sehen, sind diverse Kombinationen möglich. Ob Outlook einen Begriff akzeptiert, erkennen Sie übrigens sofort: Entweder wird der Begriff in ein Datum umgewandelt oder er bleibt unverändert stehen. Letzteres bedeutet, dass Ihre Eingabe von Outlook nicht verstanden wird.
Falls Ihnen die Eingabe der umgangssprachlichen Begriffe zu umständlich ist, können Sie auch mit Abkürzungen arbeiten. Für die Wochentage gelten die üblichen Kürzel “Mo”, “Di”, “Mi”, “Do”, “Fr”, “Sa” und “So”. Außerdem ist es zulässig, “Tage” durch “d” (= engl.: Day) abzukürzen, “Wochen” durch “w” und “Jahre” durch “y” (= engl.: Year). Für “Monate” gibt es in der deutschen Outlook-Version leider keine Abkürzung, da sich das vorgesehene Kürzel mit der Montags-Kurzform überschneidet.
Um nun zum Beispiel ganz schnell einen Termin “in zwei Wochen” zu machen, brauchen Sie dank der Abkürzungsformen nur noch “2w” in das Datumsfeld einzugeben. Oder eine Frist wie “nächsten Montag in drei Wochen” kürzen Sie einfach mit “Mo 3w” ab.
