Das Thema „SharePoint-Governance“ wird in Theorie und Praxis sehr unterschiedlich ausgelegt und umgesetzt. Viele verstehen unter SharePoint-Governance die Beschreibung von Rollen, Berechtigungen, Prozessen, Information Life Cycles etc., anhand derer auf SharePoint produktiv gearbeitet werden soll. Andere wiederum definieren SharePoint-Governance lediglich als rudimentäres Regelwerk, um den späteren Wildwuchs von Dokumentablagen, Sites und Services einzudämmen.
Aus Sicht und Erfahrung von Open System Network braucht es für eine dauerhaft tragfähige Share-Point-Governance jedoch mehr, nämlich auch die präzise und verpflichtende Beschreibung, wie SharePoint laufend organisiert, weiterentwickelt und im täglichen Betrieb eingesetzt wird.
Konkret: Die Notwendigkeit einer umfassenderen SharePoint-Governance ergibt sich aus der Anwendungslogik von SharePoint selbst. Schöpft ein Unternehmen dessen Potential nämlich so weit wie es ihm möglichst ist aus, so ermöglicht SharePoint die effiziente und effektive Zusammenarbeit und Kommunikation aller internen und externen Mitarbeitenden und Teams (Collaboration), egal an welchem Standort und zu welcher Tages- oder Nachtzeit diese Zusammenarbeit und Kommunikation stattfinden mögen.
Richtig verstandene und organisierte Collaboration führt im Unternehmen nicht nur zu einer höheren Dynamik, schnelleren Informationsflüssen und zu einer höheren Zusammenarbeitseffizienz. Inhärente Folge ist in der Regel auch der Wandel von der einst überwiegend befehls- oder weisungsgetriebenen Organisation zu eigeninitiativ handelnden Teams. Das heisst: Mitarbeitende und Teams arbeiten – auf der Basis klarer Leitlinien und Zielvorgaben – weitgehend autark und nach den Regeln der Selbstorganisation.
Eine unausgereifte oder lax gehandhabte SharePoint-Governance brächte – aus Sicht des Managements – gravierende Risiken mit sich, nämlich
- die Gefahr, dass die Collaboration-Plattform technisch wie inhaltlich nicht „organisch“, sondern chaotisch (nach den individuellen oder teamspezifischen Bedürfnissen) weiterentwickelt wird und damit
- die Organisation sukzessive als Ganzes sowie SharePoint als Plattform und die Zusammenarbeits- und Informationsflüsse nicht mehr führ- und kontrollierbar wären. Die Folgen lassen sich erahnen.
Aus Management-Sicht braucht es also mehr als die blosse Festlegung, wie man SharePoint im eigenen Unternehmen anbieten und nutzenstiftend betreiben will, nämlich eine SharePoint-Governance, die sich an den spezifischen Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens und an seiner Collaboration-Strategie ausrichtet und die explizit und sehr weitgehend die Regeln, Rollen und Methoden definiert.
Die SharePoint-Governance ist Teil eines umfassenden Regelwerks, berücksichtigt Vorgaben aus übergeordneten Dokumenten, setzt ihrerseits Vorgaben für nachgeordnete Konzepte und muss sich in die bestehende Organisationsstruktur und Prozessdefinitionen integrieren. Sie gilt für alle Mitarbeitenden, welche die SharePoint-Plattform nutzen; die Nicht-Einhaltung der SharePoint-Governance wird über die Linie eskaliert.
Dies mag manchem als rigide erscheinen. Fakt ist, dass ein adäquates Nutzen-Inkasso in vielen SharePoint-Lösungen ausbleibt, weil die jeweilige SharePoint-Governance nicht systematisch oder nur halbherzig forciert wurde.
