Jedes dritte Projekt ist nicht erfolgreich. Die Hauptursache für das Scheitern von Projekten liegt gemäss einer Studie der GPM Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. in der Startphase. Als mit Abstand wichtigste Gründe für den Misserfolg bei Projekten werden von den Befragten unklare Ziele und Anforderungen genannt.
Uns überrascht dieses Ergebnis nicht, denn es deckt sich mit unseren Beobachtungen: in der Fülle der Aufgaben und in der Hektik der Zeit nehmen wir uns allzu häufig nicht die Zeit um nachzudenken bevor wir handeln.
Zweck und Ziel nicht aus den Augen verlieren
Wir haben daher vor einigen Jahren das Open System Modell (Präsentation öffnen…) entwickelt, welches Führungskräften und Mitarbeitenden hilft, den Zweck und die Ziele ihrer Arbeit festzulegen und sich im Arbeitsalltag laufend daran zu orientieren und zu koordinieren.
Neben der Definition und Abwicklung von Projekten nutzen wir das Open System Modell auch für die Entwicklung von Strategien, für die Fokussierung und Leistungssteigerung von Teams und Organisationseinheiten, für die Konzeption von Workshops oder für die Diagnose und Neugestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation.
Unabhängig von der konkreten Fragestellung interessieren uns zur Klärung der Ausgangslage und des Handlungsbedarfs immer einige Kernfragen, die wir direkt aus dem Open System Modell ableiten:
- wer sind unsere Kunden (interne und externe), und was haben sie für Erwartungen an uns und an die Aufgabe/Situation?
- was muss folglich unser Nutzenversprechen gegenüber unseren Kunden sein, bzw. was ist der Nutzen, den wir für unsere Kunden erbringen müssen (Zweckformulierung)?
- mit welchen Leistungen (Outputs) können wir die Erwartungen unserer Kunden erfüllen bzw. unser Nutzenversprechen einlösen?
- was (Inputs) brauchen wir wann von wem in welcher Qualität, damit wir diese Leistungen erbringen können, und wie stellen wir sicher, dass unsere Lieferanten unsere Erwartungen und Anforderungen kennen und diese richtig verstanden haben?
- welche Ziele haben wir uns selbst gesetzt und wie messen wir die Zielerreichung?
- wie (wer macht was mit wem und wann?) organisieren wir die Leistungserstellung, über welche Fähigkeiten verfügen die beteiligten Personen, wie wirksam ist die Zusammenarbeit und wie nimmt die Führungskraft ihre Rolle wahr?
- wie stellen wir sicher, dass wir unsere Ziele erreichen und der Prozess der Leistungserstellung effizient ist (Qualitätsfeedback, die Dinge richtig machen)?
- wie stellen wir sicher, dass wir effektiv sind (Erneuerungsfeedback, die richtigen Dinge machen) und rechtzeitig Veränderungen in den Erwartungen und Anforderungen unserer Kunden erkennen?
Über das Open System Modell lassen sich nun aber nicht nur einzelne Projekte, Aufgaben oder Abteilungen planen und steuern, sondern auch ganze Unternehmen.
Jede Organisationseinheit (System) lässt sich in kleinere Organisationseinheiten unterteilen (Subsysteme) und ist ihrerseits gleichzeitig Teil einer übergeordneten Organisationseinheit (Suprasystem). Suprasystem, System und Subsystem sind über Zweck und Ziele gekoppelt, das heisst dass die Subsysteme stets zur Zweck- und Zielerreichung des übergeordneten Systems beitragen müssen.
Gemäss dieser Festlegung ist die Gruppe Z nicht frei in der Formulierung von ihrem Zweck und von ihren Zielen. Sie ist Teil einer Abteilung und sie muss daher zur Zweck- und Zielerreichung dieser Abteilung beitragen. Weil aber diese Abteilung selbst Teil der Fertigung ist, welche ihrerseits Teil eines Werks und damit Teil eines Unternehmens ist, welches wiederum Teil der Holding ist, ergibt sich eine durchgängige Kette von aufeinander aufbauenden (bzw. sich aus der übergeordneten Systemebene ableitenden) Zweck und Zielen.
Somit hilft das Open System Modell den Zweck und die Ziele einer bestimmten Organisationseinheit, eines bestimmten Projekts ober einer bestimmten Aufgabe ausgehend von der obersten Ebene zu konkretisieren und damit zu operationalisieren. Das Open System Modell schafft damit einen gemeinsamen Handlungs- und Orientierungsrahmen für Führungskräfte und Mitarbeitende in einem Unternehmen. Wenn jemand vom Zweck eines Projektes oder vom Zweck des Unternehmens spricht, so wissen alle, was damit gemeint ist, und welchen Beitrag sie in ihrer jeweiligen Abteilung zur Erfüllung dieses Zwecks und dieser Ziele erbringen.
Das Open System Modell ermöglicht die einheitliche, Hierarchie-übergreifende Ausrichtung von Entscheidungen und Handlungen im Tagesgeschäft und in den Projekten und bringt so Ordnung in die Komplexität des Arbeitsalltags (Präsentation öffnen…).
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