Am 16. Januar hat Microsoft Schweiz zu einem Roundtable zum Thema „Desktop Strategy“ nach Wallisellen eingeladen. OSN ist gebeten worden an diesem Erfahrungsaustausch ein Referat (Präsentation öffnen) zu halten, in welchem wir Einblicke geben, wie eine Desktop Strategy zu erarbeiten ist und vor allem worauf es bei der Umsetzung ankommt.
Wieso eine Desktop Strategy?
Der periodische Austausch der Hardware sowie der damit einhergehende Wechsel des Betriebssystems und der Anwendersoftware sind typischerweise der Anlass für die Erarbeitung oder Aktualisierung einer Desktop Strategy. Entsprechend wird die Umsetzung der Desktop Strategy als IT-Projekt aufgesetzt und das Projekt endet mit dem Deployment der Hard- und Software.
Aber nach dem Deployment fängt es für das Unternehmen erst an so richtig interessant zu werden. Die Microsoft Office2007-Produktefamilie ermöglicht ein prozess- und teamorientiertes Arbeiten wie noch keine andere Desktop-Software je zuvor. Netzwerkorientierte Organisationsformen, schnelle und reibungslose Teamarbeit und aktives Wissensmanagement sind dank den neuen Kommunikations- und Kollaborationstechnologien nicht mehr nur theoretische betriebswirtschaftliche Konzepte, sondern erstmals konkrete unternehmerische Optionen.
Integration von Prozessen, Arbeitsmethoden und Informatik
Voraussetzung ist jedoch eine optimale Integration von Prozessen, Arbeitsmethoden und Informatik, denn erst die sinnvolle Kombination von Informatikunterstützung einerseits und angepassten Prozessen und Arbeitsmethoden andererseits ermöglicht einen Quantensprung und damit eine operative Leistungssteigerung. Damit das funktioniert, muss sich die Arbeits- und Kommunikationskultur im Unternehmen ändern. Das erfordert einen Lernprozess, der das Unternehmen als Ganzes erfasst und weiterentwickelt.
Die Erarbeitung und Umsetzung einer Desktop Strategy startet folglich zwar als IT-Projekt, sie muss aber nahtlos in ein Organisationsprojekt übergehen um das Nutzeninkasso zu gewährleisten. Eine Anwenderschulung ist dafür ein erster Schritt, der aber bei weitem nicht ausreicht. Denn nur dadurch, dass wir den Anwendern zeigen, was in Outlook 2007 gegenüber der Vorgängerversion neu oder anders ist, wird sich deren persönliche Arbeitstechnik nicht ändern.
Nicht dem Zufall überlassen
Der Schritt vom Management by E-Mail zu eCollaboration geschieht nicht automatisch und er darf nicht dem Zufall überlassen werden. Dies bedingt ein Projektdesign, in welchem das technische Deployment ein Meilenstein, nicht aber das Projektende ist.
Aus einem IT-Projekt ein Organisationsprojekt zu machen heisst, Wandel nicht nur zu initiieren, sondern auch nachhaltig zu verankern. Das verlangt die Arbeit an verschiedenen Themen gleichzeitig:
Erfolgsfaktoren sind:
- Prozesse und Arbeitsweisen implementieren – nicht Funktionen
- das Neue erlebbar machen – „wie kann ich wissen was ich will, bevor ich sehe was es gibt?“
- Kombination aus Konzeptarbeit und alltagsorientiertem Lernen (vgl. Blogbeiträge “Der Weg zur Collaboration-Strategie – Teil 2″ und “Wie ist Lernen im Projekt möglich?“)
- den Lernprozess mit einem on-the-job Coaching unterstützen
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