Die beste Sitzung ist diejenige, die nicht stattfindet.
Sitzungen gehören zum Alltag in jedem Unternehmen. Nirgends wird aber so viel Zeit (und damit Geld) verschwendet, wie in unnötigen oder schlecht organisierten Besprechungen. So hat eine im Jahr 2005 vom Schweizerischen Produktivitätsinstitut durchgeführte Studie aufgezeigt, dass nur 72% aller Sitzungen wichtige und nützliche Ergebnisse lieferten, lediglich an 61% der Sitzungen die richtigen Personen teilgenommen haben und sogar nur 56% der Sitzungen effizient geleitet worden sind.
Information Worker verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Sitzungen. Die in der eingangs erwähnten Studie befragten Personen nahmen an 25 Sitzungen pro Monat teil, bei denen mindestens 3 Personen anwesend waren und die im Durschnitt eine Stunde dauerten. Jede Sitzung, die kürzer und effizienter ist, und an der tatsächlich nur diejenigen Personen teilnehmen, die es auch wirklich braucht, leistet somit einen wichtigen Beitrag zur Produktivitätssteigerung der Information Worker.
Effiziente Meetings sind ergebnisorientiert
Es gibt nur ein Kriterium um zu entscheiden, ob eine Sitzung wirksam ist oder nicht, und das sind die Ergebnisse. Gute Sitzungsleiter steuern daher vor allem darauf hin, dass
- Beschlüsse gefasst werden und
- alle wissen, wer welche Aufgabe bis wann zu erledigen hat;
- ferner reservieren sie sich genügend Zeit für die Vor- und Nachbereitung,
- halten die Zahl der Teilnehmenden und der Tagesordnungspunkte möglichst klein,
- beginnen und beenden die Sitzung pünktlich und
- leiten die Sitzung mit der Traktandenliste (Tagesordnung), wobei bei jedem Agendapunkt eine klare Zielsetzung und eine feste Zeitdauer zugeordnet sind.
Die in der Studie Befragten schätzen, dass 31% der Sitzungen nicht face-to-face stattfinden müssten. Auch wir haben in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Netzwerkpartnern die Erfahrung gemacht, dass sich mit der Kombination aus SharePoint, Live Meetings und Telefonkonferenzen die Anzahl der Präsenz-Sitzungen reduzieren lässt. Damit sparen die Sitzungsteilnehmer nicht nur Sitzungszeit, sondern auch Reisezeit!
Online-Meetings statt auf Bahnhöfen und Flughäfen festzusitzen!
Weil wir solche Online-Sitzungen stets nur mit einigen wenigen Personen durchführen und diese selten länger als 45 Minuten dauern, lässt sich dafür meist auch kurzfristig ein passender Termin finden. Für die Terminvereinbarung nutzen wir die entsprechende Outlook-Funktionalität, welche mit einem Besprechungsarbeitsbereich auf SharePoint verknüpft ist. Dieser Besprechungsarbeitsbereich dient der Vorbereitung (Erarbeitung und Abstimmung der Agenda mit Link zu relevanten Informationen) und der Dokumentation der Sitzungsergebnisse (Protokoll, Aufgabenliste). So ist mit wenig Arbeitsaufwand stets der aktuelle Stand aller besprochenen Themen und der offenen Punkte für jedermann ersichtlich – auch für diejenigen Personen, die nicht an der Sitzung bzw. dem LiveMeeting oder der Telefonkonferenz teilgenommen haben.
Die effizienteste Sitzung ist jedoch diejenige, die gar nie stattfindet.
Die grösste Produktivitätssteigerung lässt sich aber zweifelsohne damit erzielen, dass Sitzungen (oder zumindest einzelne Agendapunkte) durch eCollaboration-Massnahmen ersetzt werden. Zum Schluss dieses Blogs möchte ich Ihnen daher noch ein paar Tipps dazu geben, wie Sie mit SharePoint und einer digitalen Arbeitsweise sich selbst und Ihren Kollegen/-innen und Mitarbeitenden viel Zeit sparen können:
- Informationen fliessen lassen
Verzichten Sie darauf, Informationen zu bündeln und an wöchentlichen Sitzungen gesammelt weiterzugeben. Führen Sie stattdessen einen oder mehrere (themenspezifische) Blogs, wo Sie die Informationen fortlaufend bereitstellen. RSS-Feeds stellen sicher, dass die Informationen auch ankommen. - ad-hoc Kontakte pflegen
Pflegen Sie den spontanen Austausch per Instant Message oder Telefon (übrigens: wann haben Sie das letzte Mal rasch zum Telefon gegriffen statt ein E-Mail geschrieben…?). Dank der Online-Präsenzinformation wissen Sie jederzeit, ob Sie gerade stören oder wann Ihr Gesprächspartner wieder verfügbar sein wird. - Feedback offline einholen
Brauchen Sie Input zu einem Dokument? Das geht in den meisten Fällen auch ohne direkten Kontakt. Eröffnen Sie einen Dokumentenarbeitsbereich, starten Sie einen Feedback-Workflow, benützen Sie den Überarbeitungsmodus von Word. So können Sie miteinander arbeiten, auch wenn Sie nicht zusammen sind. - Transparenz schaffen
Auch wenn alle einen gemeinsamen Arbeitsbereich benützen, ist es nicht immer einfach, den Überblick über den aktuellen Stand der Arbeiten zu halten. Statt an Sitzungen Zeit zu verlieren für Standortbestimmungen, arbeiten Sie mit Task-Listen und pflegen Sie regelmässig den Fortschrittstand Ihrer Aufgaben. Führen Sie ein Logbuch (z.B. in Form einer Ankündigungsliste oder eines Blogs), wo jeder über wichtige laufende Arbeitsschritte berichtet. - digitale Notizen statt Zettelwirtschaft
Oft steckt das Wissen in Plastikmappen und auf PostIt-Zettelchen. Aber dort kommt ausser Ihnen niemand ran – und wem ist nicht auch schon sein eigener Papierhaufen über den Kopf gewachsen? Führen Sie ein elektronisches Notizbuch mit OneNote! Das Besondere daran? Dieses elektronische Notizbuch können Sie sich mit Ihren Kollegen/-innen teilen. So lassen sich problemlos informelle Informationen austauschen.
Reaktionen auf diesen Blogbeitrag:
E-Mail-Kommentar von Laurent Dieterich:
„Sehr interessanter Artikel. Bin zum grössten Teil natürlich einverstanden. OneNote ist great, klar. Jedoch haben face2face-Sitzungen eine wichtige soziale Funktion, die nicht zu unterschätzen ist. Gemeinsames Erleben zementiert unsere Beziehung und ist wichtig für die Teambildung. Insbesondere in hektischen Zeiten, wo das Zwischenmenschliche oft zu kurz kommt.“
Antwort von Judith Schütz:
Ein berechtigter Hinweis von Laurent Dieterich. Auf Präsenz-Sitzungen soll und kann man nicht verzichten. Sie bleiben eine wichtige Ergänzung der digitalen Arbeitsweise. Das ist in der Kürze des Blogbeitrags wohl etwas untergegangen.
Und dennoch habe ich ein ABER: Sind es wirklich die Sitzungen, die wichtig sind für die Teambildung und die Kontaktpflege – oder sind das nicht eher die Kaffeepausen? Wieso nicht die Anzahl und/oder die Dauer der Sitzungen tatsächlich soweit wie möglich reduzieren – aber dafür zwischendurch einfach mal einen gemeinsamen Event arrangieren?
Es gibt Unternehmen, die haben hierfür ganz kreative Lösungen gefunden:
Beispielsweise der Schweizer Hersteller von Haushaltgeräten, der seine Service-Monteure einmal die Woche zum Frühstück in der Firmenkantine einlädt. Früher trafen sich die Monteure regelmässig zu einer Rapportsitzung für die Verteilung und Besprechung der neuen Service-Aufträge. Das erledigt jetzt ein elektronisches Auftragsverwaltungs-System, das die neuen Aufträge zuteilt und direkt auf die PDA‘s der Monteure schickt – eine Rapportsitzung ist dafür nicht mehr notwendig. Damit der soziale Kontakt und der Erfahrungsaustausch nicht verloren gehen, hat die Firma das wöchentliche Frühstück eingeführt.
