Am 25.10. habe ich auf Einladung von Markus Böhm (Microsoft Schweiz) ein Referat zum Thema „Beyond Deployment“ für die SharePoint-Usergroup Verwaltung gehalten (Präsentation öffnen…). Es war eine leicht überarbeitete Version des Referats, das ich auch schon für den SharePoint Club Schweiz und am SharePoint Camp der sharepointcommunity.de in Düsseldorf gehalten habe.
Allerdings war es für mich das erste Mal, dass ich zu diesem Thema vor einem Publikum aus den Bereichen Verwaltung und Gesundheitswesen gesprochen habe, und ich war gespannt auf die Reaktionen auf mein Referat: Wie erleben Informatiker aus der Verwaltung ihre Rolle und Aufgaben in einem SharePoint-Projekt? Haben Anwender aus der Verwaltung typische Erwartungen und Anforderungen? Auf welche Probleme und Hindernisse stösst die Einführung kollaborativer Technologien in der Verwaltung?
Selbstverständlich sind meine Eindrücke aus der Diskussion mit den Teilnehmern und Teilnehmerinnen der SharePoint-Usergroup Verwaltung nicht repräsentativ für die Situation in der Verwaltung, aber ich möchte hier dennoch zusammenfassen, welche Themen und Tendenzen ich in den verschiedenen Voten herausgehört habe:
- Es ist schwierig, das Interesse bei den Anwendern zu wecken
Die Anwender sind zu wenig vertraut mit den neuen kollaborativen Technologien. Sie kennen die Möglichkeiten bzw. Funktionalitäten nicht und sind dem zu Folge auch nicht in der Lage dazu, das Potenzial von SharePoint zu erfassen und auf ihren Arbeitsbereich umzulegen. Ist die Technologie dann aber vorhanden und wird sie genutzt, dauert es meistens nicht lange, bis die Anwender eigene Ideen und Vorschläge für die weitere Nutzung der kollaborativen Technologien entwickeln. - Die eigene IT wird nicht als Gesprächspartner und Berater akzeptiert
Wie kann bei den Anwendern das Verständnis für die Möglichkeiten von eCollaboration geweckt und gefördert werden? Eigentlich wäre das die ideale Rolle für die interne IT, denn wer wenn nicht die Informatiker kennt sich mit diesen neuen Technologien aus? Aber hier kämpfen die Informatiker damit, der Prophet im eigenen Land zu sein. Die Informatiker geniessen nicht immer den besten Ruf im eigenen Unternehmen bzw. der Verwaltung. Sie werden von den Anwendern oft (noch) nicht glaubwürdig in ihrer Rolle als Berater und Dienstleister wahrgenommen. - Einbettung in organisatorische Abläufe und Anpassung der Arbeitsweisen wird vernachlässigt
Woher kommt dieser Verlust an Vertrauen zwischen Anwendern und Informatik? Viel ist auf die Art und Weise zurück zu führen, wie IT-Projekte in der Vergangenheit (und leider manchmal auch heute noch) abgewickelt worden sind. Die meisten eCollaboration-Projekte sind Technik-getrieben. Sie werden realisiert ohne klare Collaboration-Vision und ohne sauber definieren Use Case. Kein Wunder also, wenn die Anwender den kollaborativen Technologien skeptisch gegenüber stehen und sie vor allem als Störung ihrer routiniert eingespielten Abläufe und Arbeitsweisen wahrnehmen.
Wie können wir diesen Teufelskreis durchbrechen? Da hilft nur das eine:
Nichts ist so überzeugend wie Erfolg!
Suchen Sie nach einem Pilotprojekt in einer Abteilung bzw. einem Amt, dessen Leiterin/Leiter vom Nutzen und der Notwendigkeit der neuen kollaborativen Technologien überzeugt ist bzw. sich überzeugen lässt. Leisten Sie Beziehungsarbeit und investieren Sie Zeit in den Kontakt mit den Entscheidungsträgern und Anwendern (vgl. dazu mein Blogbeitrag zum Thema Beratungskompetenz für IT-Fachleute). Entwickeln Sie gemeinsam mit der Abteilung bzw. dem Amt kollaborative Zukunftsszenarien. Verzichten Sie auf die vorschnelle Digitalisierung bestehender Abläufe, sondern planen und gestalten Sie zusammen mit der Leiterin bzw. dem Leiter der Abteilung bzw. des Amts die Einführung von SharePoint basierend auf einem vorgängig ausgearbeiteten Use Case, d.h. der Analyse der Geschäftsanforderungen und der Anwendererwartungen und der Analyse der (Team-)Kultur und der vorherrschenden Denk- und Arbeitsweisen. Dieses Wissen und das Verständnis um die Art und Weise der täglichen Arbeit vermitteln die Grundlagen für ein erfolgreiches und nachhaltiges SharePoint-Projekt, das Signalwirkung für die restliche Verwaltung haben wird.
Zusammengefasst: SharePoint-Projekte in der Verwaltung kämpfen mit den gleichen Problemen wie in der Privatwirtschaft auch. eCollaboration stellt Verwaltung wie Privatwirtschaft vor grosse Herausforderungen. Privatwirtschaft und Verwaltung müssen gleichermassen um Antworten für den richtigen Umgang mit diesen Technologien ringen.
Packen wir es an!
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