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Unter dem Titel „Produktivitätskiller für Information Worker“ wollen wir in Zukunft Best Practices für eine produktive digitale Arbeitsweise vorstellen. Der Blog zum Thema Umgang mit E-Mails macht den Anfang. Beiträge zu weiteren Themen, wie z.B. Sitzungsmanagement, Präsenzmanagement oder Suchen & Finden folgen in loser Reihenfolge.

Kaum sind die dringendsten E-Mails beantwortet, sind bereits wieder neue im Posteingang eingetroffen, die uns in unserem Verdacht bestärken, dass wir immer weniger Zeit für die Erledigung der eigentlichen Arbeit haben. Denn selbst wenn wir alle Ratschläge zum richtigen Umgang mit E-Mails befolgen und alle Funktionalitäten von Outlook zum Management von E-Mails nutzen, so lösen wir damit nicht das eigentliche Grundproblem: wir erhalten zu viele, und vor allem unnötige, E-Mails.

Eine nachhaltige Lösung des Problems erreichen wir nur dann, wenn wir nicht nur unseren Umgang mit E-Mails verbessern, d.h. eine effizientere persönliche Arbeitstechnik entwickeln, sondern wenn es uns in unserer Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern, Teams und Mitarbeitenden gelingt, die Anzahl der E-Mails an sich zu reduzieren.

Weniger statt nur effizienter!

Alle schicken Informationen, von denen sie denken, dass sie andere auch kennen sollten, an alle, von denen sie vermuten, dass sie diese interessieren. Und im Zweifelsfall lieber noch an die eine oder andere Person zusätzlich auf cc, denn man weiss ja nie und zudem kostet es ja nichts. Das mag gut gemeint sein. Nur wird damit auch ein immenser Leerlauf verursacht: Einige Empfänger erhalten Informationen, die für sie nicht von Nutzen sind, während für andere Empfänger die Information zwar wichtig, dafür aber der Zeitpunkt unpassend ist. Alle werden in ihrer Arbeit unterbrochen und investieren jetzt oder später Lese-Zeit in etwas, was womöglich nicht viel mit ihrer eigentlichen Aufgabe zu tun hat. Ideal wäre, wenn die einzelne Person selber entscheiden könnte, welche Informationen sie für ihre Arbeit braucht und wann sie diese braucht bzw. liest.

Ein Information Worker ist dann am produktivsten, wenn er ungestört arbeiten kann und wenn er genau die Informationen genau in dem Moment findet, die er für seine Arbeit braucht. Er erwartet, dass diese Informationen vollständig und aktuell sind, und dass er sich über Neues und über Änderungen benachrichtigen lassen kann. Mit SharePoint steht heute eine Software zur Verfügung, welche dieses (und vieles mehr) leistet.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich die Anzahl E-Mails in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Netzwerkpartnern durch den konsequenten Einsatz von SharePoint senken lässt. Pro Mandat, Projekt oder Thema setzen wir eine SharePoint-Seite auf und vereinbaren einige wenige Regeln (z.B. alles – auch work in progress – ist auf SharePoint, eine Datei gibt es nur 1mal, was auf SharePoint ist gilt). Dateien beschreiben und kategorisieren wir mit Metadaten, um so schneller die richtige Datei zu finden und mit Workflows holen wir Feedback zu Präsentationen und Ergebnisberichten ein und lassen diese vor der Freigabe genehmigen. Für die Vorbereitung und Dokumentation von Workshops, Sitzungen und Besprechungen richten wir pro SharePoint-Seite einen Besprechungsbereich ein. Ein spezielles Logbuch gibt einen schnellen Überblick über Neues, Änderungen und über den aktuellen Status. Mit Hilfe einer Vorlage, in der alle diese Funktionalitäten vordefiniert sind, ist eine neue SharePoint-Seite in einigen wenigen Minuten eingerichtet.

Mit SharePoint haben wir in unseren Projekten nicht nur den Produktivitätskiller E-Mail eliminiert, sondern auch die Qualität der Zusammenarbeit verbessern können, weil immer alle Informationen kontexteingebunden verfügbar sind und sich der Projektfortschritt transparent nachverfolgen lässt.