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Es ist ein offenes Geheimnis, dass die erfolgreiche und nachhaltige Nutzung neuer Technologien mit einer Änderung der traditionellen Arbeitsweisen und neuen Formen der Führung und Zusammenarbeit einhergehen muss. Wir bei OSN gehen bei unserer Arbeit davon aus, dass diese Verhaltensänderungen am besten on-the-job, also eingebettet im Arbeitsalltag, erprobt und verankert werden. Entsprechend planen wir auch das Design unserer Collaboration-Projekte.

Doch was sind die Schlüsselfaktoren, die das Lernen während der Arbeit möglich machen?

Wir haben im Praxisbeispiel eFacilitation über unsere Erfahrungen bei der Begleitung und Unterstützung eines virtuellen Projektteams berichtet. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen nun einen Einblick in diejenigen Faktoren geben, die dieses Team dazu befähigt haben, parallel zur Projektarbeit zu lernen, zeitversetzt und über Distanz zusammenzuarbeiten. Unserer Erfahrung nach kommt es vor allem auf die folgenden Faktoren an:

Das Neue muss anschlussfähig sein an das Gewohnte

In der Setup-Phase hatten wir aus unseren Gesprächen mit dem Projektleiter und den Teammitgliedern erfahren, dass alle regelmässig mit dem PC arbeiten und über gute bis sehr gute Anwenderkenntnisse im Umgang mit Microsoft Office verfügen. Gemeinsame Dateien wurden auf einem Netz-Laufwerk im Stammhaus abgelegt. Diejenigen, die an einem Standort arbeiteten, von wo aus sie keinen Zugriff auf dieses Netz-Laufwerk hatten, erhielten die Dateien via E-Mail. Für die inhaltliche Arbeit traf man sich regelmässig zu mehrstündigen Sitzungen und eintägigen Workshops im Stammhaus, was für Einige eine längere Anreise bedeutete. Telefonkonferenzen und E-Mails wurden für die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen den Sitzungen und Workshops eingesetzt.

Um das Projektteam möglichst beim Gewohnten abzuholen, haben wir die SharePoint-Seite für das Projekt so konfiguriert, dass Dateien in der vom Netz-Laufwerk her gewohnten Struktur abgelegt werden können. Ergänzt haben wir das Ganze um Metadaten und Versionierung, nach verschiedenen Kriterien gefilterten Ansichten, ein Projekt-Log für die chronologisch fortlaufende Aufzeichnung von Statusinformation zu Arbeitspaketen, von Gesprächsnotizen und von Informationen aus Meetings mit der Steuergruppe sowie um einen Besprechungsarbeitsbereich für die Vorbereitung und Dokumentation von Telefonkonferenzen (unter Einbindung von Live Meeting) und von Workshops mit dem Projektteam. Da der Wiedererkennungseffekt hoch war und die neu eingeführten Funktionalitäten die bisherige Arbeitsweise optimal unterstützt bzw. ergänzt haben, war die Akzeptanz der SharePoint-Seite von Beginn an sehr gut.

Das Neue muss mir und dem Team nützen

Wir haben im Rahmen des Kick-off Workshops für das Projekt die Funktionalitäten von SharePoint und von Live Meeting vorgestellt und anhand von Beispielen aus unserer Beratungspraxis gezeigt, wie wir selber und wie andere mit diesen technischen Möglichkeiten arbeiten und was der Nutzen für die einzelne Person und für das Team sein kann. Dabei haben wir auch deutlich gemacht, dass das Erlernen von digitalen Arbeitsweisen die Bereitschaft zur Anpassung der persönlichen Arbeitstechnik bedingt.

Die bisherigen Erfahrungen hatten dem Projektteam deutlich gemacht, dass eine effiziente und effektive Zusammenarbeit entscheidend für den Projekterfolg sein wird. Die Vorteile und der Nutzen der neuen SharePoint-Seite waren vor dem Hintergrund dieses Bewusstseins offensichtlich. Aus diesem Grund war das Team und jede/jeder Einzelne mehr oder weniger vorbehaltlos bereit, sich auf neue Methoden und Tools einzulassen.

Das Neue muss vereinbart und von allen gewollt sein

In einer längeren und teilweise ziemlich kontrovers geführten Diskussion haben wir mit dem Projektteam Regeln, Rollen und Arbeitsweisen für eine Kombination aus face-to-face und virtueller Projektarbeit erarbeitet. Wir haben dafür ca. 2/3 der Zeit des eintägigen Kick-off Workshops investiert. In der verbleibenden Zeit wurde der Projektauftrag geklärt und der Projektplan für die erste Phase vereinbart.

Das Projekt bestand aus drei Phasen, die je mit einem eintägigen Workshop abgeschlossen wurden. Die Hauptarbeit fand zwischen diesen Workshops statt, wobei es den Verantwortlichen für die Arbeitspakete überlassen war, wie die Zusammenarbeit erfolgte. Der aktuelle Stand der Arbeiten und alle für das Projekt relevanten Informationen waren auf der SharePoint-Seite abgelegt. Jeden Montag fand eine einstündige Telefonkonferenz mit Live Meeting statt. In dieser Telefonkonferenz wurde über den aktuellen Stand der Projektarbeit berichtet sowie der Prozess der Zusammenarbeit reflektiert und angepasst.

Das Neue muss begleitet und eingefordert werden

Um die zeitliche Mehrbelastung so gering wie möglich zu halten, haben wir das Projektteam in den wöchentlichen Live Meetings nur mit den Funktionalitäten vertraut gemacht, die es aktuell gerade brauchte. Ergänzt haben wir diese kurzen Inputs um Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Form von ScreenCasts, die wir auf der SharePoint-Seite bereitgestellt haben. Für dringende Fragen haben wir einen Support und ein Online-Coaching eingerichtet, die aber nur in der Anfangsphase in Anspruch genommen wurden.

In der Setup-Phase hatten wir den Eindruck gewonnen, dass bisher das miteinander Arbeiten primär in den Meetings stattfindet, d.h. die angestrebte virtuelle Zusammenarbeit fand nicht statt. Im Projekt haben wir daher auf diesen Punkt ein besonderes Augenmerk gelegt und den Prozess der Zusammenarbeit im Projektteam entsprechend gestaltet und gesteuert. Zudem haben wir darauf geachtet, dass sich alle bereits in einer sehr frühen Phase mit dem Neuen auseinandersetzen müssen, sei es durch das Vorbereiten der Agenda oder durch das Protokollieren von Telefonkonferenzen auf dem Besprechungsarbeitsbereich. Unsere Beobachtungen über den Umgang mit der SharePoint-Seite und der Entwicklung angepasster Arbeitsweisen haben wir in den wöchentlichen Telefonkonferenzen in die Prozessreflexion einfliessen lassen. Wo Verhaltensänderungen notwendig waren, haben wir diese eingefordert und Empfehlungen und Alternativen vorgeschlagen.

Rückblickend betrachtet waren für den Lernerfolg und damit das Nutzeninkasso weniger das Schulen der Funktionalitäten wichtig, als vielmehr die Prozessbegleitung während des ganzen Projektes und die projektspezifische Konfiguration der SharePoint-Seite. Voraussetzung dafür ist allerdings ein Moderator, der die Technik (SharePoint und Live Meeting) kennt und beherrscht, und der vor allem über mehrere Jahre Erfahrung in der Begleitung von Prozessen der Zusammenarbeit und Führung von Projektteams sowie in der Ausgestaltung der persönlichen Arbeitstechnik und Teamarbeitstechnik hat.