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ARIS bietet im Bereich der quantitativen Auswertungen und „what-if“-Analysen zur Zeit wenig prozessübergreifende Möglichkeiten an. Daher haben wir eine spezielle Prozessdatenbank aufgebaut für die Plausibilisierung der über mehrere Schritte hinweg aufgenommenen und mit detaillierten und verlässlichen Daten hinterlegten Ist-Prozesse sowie das Fahren von Auswertungen und „what-if“-Analysen für einzelne Prozesse, Prozessgruppen und für den ganzen Analysebereich über alle Prozesse hinweg.

Bei der Aufnahme der Ist-Prozesse werden die repräsentativen Prozesse erfasst und mit den erhobenen Mengen (Anzahl Fälle), Wahrscheinlichkeiten und Zeiten (Einarbeitungs-, Bearbeitungs- und Liegezeit) hinterlegt. Die Mengen waren nur zum Teil elektronisch für die zu untersuchende Zeitperiode vorhanden. An verschiedenen Punkten in den ARIS-Flow-Charts mussten daher die Mengen und die benötigten Zeiten (Einarbeitungs-, Bearbeitungs- und Liegezeit) hochgerechnet oder allenfalls sogar mittels Analogieschluss geschätzt werden.

Die so zusammengetragenen Daten haben wir in der Prozessdatenbank ausgewertet und plausibilisiert. Diese Analysen fanden für jeden einzelnen Prozess, jede Prozessgruppe und über alle Prozesse hinweg statt. Dabei haben wir für jede Organisationseinheit, auf Grund der Daten in ARIS (Zeiten mal Mengen), der theoretische Personalbedarf berechnet, mit dem effektiven Personalbestand verglichen, bei Unstimmigkeiten überarbeitet und durch die unternehmensinternen Teams genehmigt.

In der Optimierungsphase haben wir die Prozessdatenbank um mögliche und empfohlene Handlungsoptionen je Funktionen in den ARIS-Flow-Charts ergänzt.

Auf Basis dieser umfangreichen und über mehrere Stufen hinweg plausibilisierten und geprüften Datenbasis haben wir das maximal erreichbare jährliche Brutto-Einsparungspotential errechnet. Dabei haben wir angenommen, dass alle von den Teams erarbeiteten Handlungsoptionen vom Management wie vorgeschlagen entschieden werden. Dieses Ergebnis haben wir dem Management vor der eigentlichen Schlusspräsentation vorgestellt und erläutert. Mit Hilfe der Prozessdatenbank konnten noch während diesen Feedback-Sitzungen die Konsequenzen einer Verschiebung oder Nicht-Realisation von einzelnen Handlungsoptionen auf das Brutto-Einsparungspotential verständlich aufgezeigt werden. Damit war es möglich, an der Schlusspräsentation ein konsensfähiges Ergebnis vorzustellen und das weitere Vorgehen verbindlich festzulegen.